Порядок заполнения трудовой книжки при найме сотрудника

Трудовая книжка – документальное подтверждение стажа и характера профессиональной деятельности гражданина. Записи в него вносятся работодателем на основании распорядительных актов. Порядок заполнения унифицированной формы утвержден Минтрудом России (Инструкция № 69 от 10.10.03 года).

Общие правила

Вся информация в трудовую книжку вносится шариковой либо перьевой ручкой. Нормативными актами разрешено использование чернил, устойчивых к воздействию света и воды. Требование обусловлено длительным сроком хранения документа.

Записи подлежат нумерации арабскими цифрами. Сокращать слова запрещено. Инструкция № 69 не допускает зачеркиваний. Все исправления вносятся новой записью с указанием верного варианта.
Титульная страница трудовой книжки должна включать следующие сведения о работнике:

• имя, отчество и фамилия;
• образование;
• профессия;
• день, год и месяц заполнения формы;
• подпись должностного лица, оформившего документ.

Оттиск печати на странице ставится при ее наличии в организации. Напомним, что использование фирменных штампов является правом юридических лиц. Решение об их применении должно быть прописано в уставе.

Запись о трудоустройстве вносится в книжку в течение 5 дней. Срок начинает течь с момента допуска сотрудника к работе. Правило установлено ст. 66 ТК РФ.

Содержание записи о трудоустройстве

Вопросам оформления найма сотрудников посвящена третья глава Инструкции Минтруда России № 69. Информацию о заключении договора работодатель вносит по следующей схеме:

• полное и сокращенное наименование компании с указанием организационной формы;
• порядковый номер записи в книжке;
• дата трудоустройства;
• сообщение о приеме на работу;
• название должности в соответствии с единым справочником и штатным расписанием предприятия;
• отметка о совместительстве, если таковое имеет место;
• основание заключения трудового договора.

Специфика записи заключается в отсутствии подписей сотрудника и работодателя. Не ставится при заполнении и печать. Эти реквизиты появляются при отражении информации о переводах или увольнениях.
В 2019 году начался плавный переход на электронные книжки. Инициатором нововведения стал Минтруд России. За несколько лет чиновники планируют полностью отказаться от бумажных вариантов и перевести участников отношений на цифровой документооборот.